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Comment organiser son service administratif en PME ?
avril 14, 2020|Uncategorized

Comment organiser son service administratif en PME ?

Comment organiser son service administratif en PME ?

Qu’il s’agisse d’une TPE ou d’une PME, le service administratif est un élément clef pour la bonne gestion de l’entreprise. Bien souvent considéré comme fastidieux et peu utile, il ne faut surtout pas négliger toutes ces formalités administratives. 

Ranger et classer vos documents

Dans un premier temps, il est primordial d’effectuer un rangement et un classement par type de document pour commencer sur de bonnes bases. Commencez par regrouper tous les éléments relatifs aux achats et aux ventes. Il s’agit là des bons de commandes, des devis et factures ou encore des bons de livraisons. Petite astuce pour vous y retrouver lorsque vous souhaiterez consulter vos archives : n’hésitez pas à classer ces documents par ordre alphabétique ou encore par numéro. Cela vous assurera un gain de temps précieux lors de vos recherches. Vous pouvez également marquer les différents types de documents à l’aide de tampons personnalisés.

Les différentes procédures pour l’administratif

Chaque service administratif possède des caractéristiques qui lui sont propres selon la taille de l’entreprise. Toutefois, nous retrouvons certains éléments qui sont toujours présents. Tout d’abord, ce qui concerne le courrier et sa réception. Des éléments confidentiels peuvent être présents dans les courriers, d’où l’importance de confier cette tâche à des collaborateurs de confiance. Il sera important de marquer par un tampon dateur le jour de réception et d’ouverture du courrier (par exemple). Par ailleurs, il est indispensable d’effectuer des copies de tous les documents reçus afin de les archiver et conserver une trace écrite.

De plus, il faudra assurer le suivi de certains aspects de votre entreprise comme les encaissements et les règlements. Selon le délai et le moyen de paiement des clients, cela peut avoir une importance plus ou moins importante sur votre trésorerie. Cela passe par le contrôle de la bonne réception des achats et des factures correspondantes. A noter que sur chaque facture doit être mentionné le montant exact, le mode de paiement utilisé ainsi que la date de l’opération. Il en est de même pour les paiements qui doivent être validés au préalable par le responsable de service.

Arrive ensuite la trésorerie qui est indéniablement l’élément le plus important pour toute entreprise. Son suivi doit être régulier et irréprochable, au risque de voir votre business s’effondrer. Pour ce faire, il est primordial d’effectuer de manière régulière, à raison de une fois par mois au minimum. Enfin, il vous faudra être en mesure de pouvoir anticiper les différentes tensions financières tout en conservant une relation de confiance avec les institutions bancaires. Ainsi, vous pourrez bénéficier de solutions de financement moins onéreuses.

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